یک white paper دانش تخصصی را با تحقیقات ترکیب می کند تا به یک مستند برای پیشنهاد یک راه حل یا مجموعه راه حل ها برسد.
یک white paper باید بتواند به مخاطب در درک یک موضوع خاص کمک کند، یک مشکل را حل کند، به سوالی پاسخ دهد یا در تصمیم گیری به مخاطب کمک کند.
White paper ها مستنداتی داده محور با حجم زیاد نوشته ها هستند.
شرکت ها به دودلیل white paper مینویسند:
۱-ثبت دانش
۲-ابزاری برای بازاریابی(مارکتینگ)
و عموما برای هردو دلیل اینکار را انجام میدهند.
انتخاب عنوان:
در انتخاب عنوان چند مولفه بیشترین اثرگذاری را دارند که به سه مورد از مهم ترینها اشاره میگردد.
- مخاطب: مخاطب در مرکز توجه هر white paper است، مخاطب ممکن است در آن حوزه یا صنعت خاص متبحر یا کاملا نسبت به آن نا آشنا باشد.
- تخصص و دانش شرکت نگارنده(ارایه دهنده): یک white paper باید کاملا با تخصص و دانش و عملکرد شرکت نگارنده همخوانی داشته باشد. white paper باید هم به تحقیقات بیرون سازمان توجه داشته باشد و هم دانش درون سازمانی را بازتاب دهد. مهم است بدانیم میخواهیم چه مشکلی را حل کنیم یا راجع به چه راه حلی صحبت کنیم.
- برمبنای مشکل و متمرکز بر راه حل: white paperها باید به یک مشکل مشخص اشاره داشته باشند، مستند باید به مسایلی مانند: چالشهای عمومی، روندهای جدید درحوزه مورد نظر، تغییر روشها و رویکردها و مقایسه مساله در صنایع گوناگون بپردازد.
برای نگارش یک white paper باید تحقیقات و مطالعات گوناگونی انجام گیرد و چون یک مستند داده محور است نیازمند تحلیلهای آماری و عددی است. دادهها میتوانند از منابع داخل سازمان یا خارج از آن تهیه شوند ولی روایی و پایایی آنها باید قابل اعتماد باشد.
در انتخاب عنوان باید به ارزش واقعی مساله اشاره کرد، در واقع با مطالعه این white paper مخاطب چه چیزی بدست میآورد.
عنوان باید لحنی رسمی و حرفهای داشته باشد. همچنین عنوان باید به گونهای باشد که مخاطب پس از مطالعه کل مطلب ناامید نشود، درواقع به تمامی مواردی که در عنوان آمده در مستند اشاره شده باشد.
نگارش خلاصه یا چکیده:
خلاصه ای است از مواردی که در طول white paper آمده است. خواننده باید بداند که قرار است با چه موضوعی روبرو شود و نکات اصلی مستند چیست؟ آیا این نوشته با چیزی که مخاطب می خواهد متناسب است؟ همچنین باید به دلیل نگارش این white paper اشاره کرد.
در خلاصه یا چکیده white paperها به راه حل اشاره ای نمی شود(برخلاف مستندات علمی که در آنها به راه حل از همان ابتدا اشاره میگردد.)راه حل آخرین قسمت یک white paper است تا خواننده را به اقدامی ترغیب کند.(مثلا خرید یا تماس یا…).
خلاصه باید جذاب باشد و بعد از یک عنوان جذاب بیشترین اثر را در ترغیب مخاطب به ادامه مطالعه دارد.
طرح مساله یا مقدمه:
در بخش مقدمه یا طرح مساله به مشکل یا مساله یا سوالی که برای مخاطب وجود دارد میپردازیم، به طور شفاف مساله را مطرح میکنیم و اگر لازم بود حتی طبعات بی توجهی به این مساله را نیز بیان میکنیم.
فواید مطالعه این مستند چیست؟ مخاطب پس از مطالعه این white paper چه چیزی بدست میآورد؟چه مشکلی از وی حل میشود؟
تاریخچه یا پیشینه مساله:
تاریخچه مساله را بیان میکند، چه زمانی این مشکل شکل گرفت؟ اساسا چرا شکل گرفت؟ در اثر تغییر تکنولوژی بود؟ در اثر عوامل اجتماعی بود؟….
- اگر توان ارایه نتایج تحقیقات بر اساس دانش داخلی سازمان وجود دارد میتوان به این تحقیقات و نتایج آن در این قسمت اشاره کرد، این کار به شدت در برندینگ و ارجاع دهی white paper موثر است و آنرا در بین مخاطبان عام و متخصصان در جایگاه ویژهای قرار میدهد.
زیربخشها:
زیربخش ها به طور کلی به هر کدام از جوانب مساله نگاه میکنند و میپردازند. تمامی نکات، مشکلات یا چالشهای احتمالی در زیر بخشها آورده میشود.
برای هر زیربخش یک یا دو پاراگراف کافی است، در این پاراگرافها به نتایج تحقیقات داخلی یا خارجی اشاره میگردد؛ همچنین اگز لازم است برخی ویژگیخای فنی یا مسایل حرفهای مربوط به عنوان white paper آورده میشود.
باید اطمینان حاصل کرد که تمامی موارد ذکر شده در عنوان، چکیده و مقدمه اشاره گردد و موردی مغفول واقع نشود.
هر زیر بخش باید بولتوار باشد و خواننده بتواند به راحتی نوشته را پیمایش کند و در عین حال نکات اصلی آنرا دریابد.
راه حل ارايه شده در white paper:
لحظه ی شگفت انگیز white paper شما اینجاست. پس آنکه به جزء تمامی چالشها، آمارها، نقاط قوت و ضعف، فواید و دیگر جنبه های مساله را مطرح کردید زمان آن فرا رسیده است راه حل را بگویید. در این بخش باید نشان داد که راه حل به طور موثری مشکل را حل میکند و شرکت یا سازمان ارایه دهنده می تواند این راه حل را به خوبی برای مخاطبان اجرا کند.
نقاط قوت راه حل خود را بیان کنید و ارتباط آنها با مشکلات و چالشهای گوناگون مساله را نشان دهید. مخاطب باید بتواند بفهمد که نه تنها مشکلش به درستی فهمید شده است، بلکه راه حل ارایه شده برای آن نیز احتمالا بهترین یا یکی از بهترینها است.
نتیجه گیری در white paper:
یافته های اصلی در این بخش به طور خلاصه وار آورده میشود و به گونهای توصیه هایی به مخاطب میشود که جز راه حل نهایی(راه حل مد نظر نگارنده) چیز دیگری به ذهن وی متبادر نگردد.
یافته های اصلی در این بخش به طور خلاصه وار آورده میشود و به گونهای توصیه هایی به مخاطب میشود که جز راه حل نهایی(راه حل مد نظر نگارنده) چیز دیگری به ذهن وی متبادر نگردد.
